Mengelola Pelajar di dalam Room

Sebelum Memulai

1. Masuk ke BeED menggunakan kredensial akun Anda.
2. Pastikan peran aktif Anda diatur sebagai Pendidik (atau Admin).
3. Dari menu kiri, navigasikan ke Hub, buka Hub Anda, dan pilih Room yang ingin Anda kelola.
4. Pastikan Anda berada di tab Pelajar di dalam Room.

Apa yang Dapat Anda Lakukan di Tab Pelajar

Tab Pelajar adalah tempat Anda mengundang, mengelola, dan melacak semua Pelajar dalam Room tertentu. Dari sini Anda dapat mengundang Pelajar baru, menetapkan batas Pelajar maksimum, mengarsipkan atau memindahkan Pelajar antar Room, dan menghapus Pelajar sepenuhnya.

Mari kita mulai 👇

Mengundang Pelajar ke Room

1. Di toolbar tab Pelajar, klik tombol + Invite Learner.
   • Saat diarahkan kursor, tombol menjadi biru lebih gelap.
2. Popup Invite Learner akan muncul dengan tiga metode undangan.

Metode 1 — Undang melalui Email

1. Klik kolom Enter Email dan mulai mengetik alamat email.
   • Setelah 2 karakter, saran email akan muncul — klik saran untuk melengkapi secara otomatis.
   • Email yang dikonfirmasi muncul di dalam tag persegi panjang bulat abu-abu pucat.
   • Anda dapat menambahkan beberapa alamat email sekaligus.
2. Jika alamat email tidak valid, teks berubah merah setelah Anda mengetik spasi, dengan pesan: "Please enter a valid email address."
3. Klik Send Invite.
   • Pelajar langsung ditambahkan ke Room.
   • Notifikasi email dikirim ke setiap Pelajar.
   • Notifikasi mengonfirmasi: "Invitation sent."

Metode 2 — Undang melalui Excel

1. Klik "here" untuk mengunduh template undangan massal.
2. Isi template dengan detail Pelajar Anda.
3. Klik Choose Files untuk mengunggah file yang sudah diisi.
   • Format yang didukung: CSV, XLS, XLSX saja.
   • Hanya 1 file yang dapat diunggah sekaligus — mengunggah ulang menggantikan file sebelumnya.
4. Klik Send Invite.
   • Pelajar diimpor dan dinotifikasi melalui email.
   • Notifikasi mengonfirmasi: "Invitation sent."

Jika Anda mengunggah format file yang tidak didukung, error akan muncul: "Please upload a file in CSV, XLS, or XLSX format."

Metode 3 — Undang melalui Kode QR & Tautan

Bagian Kode QR menyediakan kode QR dan tautan unik untuk setiap Room, memudahkan Pelajar untuk bergabung langsung.

Popup berisi:

• Judul Hub — hanya tampilan.
• Kode QR — unik untuk Room tertentu ini.
• Nama Room — ditampilkan di bawah kode QR.
• How to Join This Hub — panduan visual langkah demi langkah untuk Pelajar.
• Tautan Room Hub — tautan bergabung langsung untuk Room ini.

Tindakan yang tersedia:

Tombol Expand QR tersembunyi dalam gambar kode QR yang diunduh.

Menetapkan Batas Pelajar Maksimum

Secara default, sebuah Room tidak memiliki batas Pelajar (ditampilkan sebagai ∞). Anda dapat menetapkan batas kustom untuk mengontrol ukuran Room.

1. Di tab Pelajar, temukan kolom Max Learner di toolbar.
2. Klik tombol dropdown di sebelah kolom angka.
3. Pilih Custom Limit:
   • Batas kustom default adalah 50 (atau total Pelajar saat ini di Room jika angka tersebut melebihi 50).
   • Masukkan maksimum yang Anda inginkan — hanya angka. Karakter non-numerik tidak akan terdaftar.
   • Jika angka yang Anda masukkan lebih rendah dari jumlah Pelajar saat ini, error muncul dalam warna merah: "Number must be higher than total current learners."
4. Pilih No Limit untuk menghapus batas dan kembali ke tidak terbatas (∞).

Ketika batas Max Learner tercapai, tombol Invite Learner berwarna abu-abu. Mengarahkan kursor menampilkan tooltip: "Max learner reached, please remove some learner(s) or add more quota."

Di Ringkasan Hub, label "Max" akan muncul di sebelah jumlah Pelajar untuk Room mana pun yang telah mencapai batasnya.

Mencari dan Mengurutkan Daftar Pelajar

• Kolom pencarian — mencari daftar Pelajar di Room ini. Ikon (x) hapus muncul setelah mengetik 1 karakter. Hasil muncul secara otomatis setelah 2 karakter.
• Sort By — urutkan daftar berdasarkan:
  • Name A–Z
  • Name Z–A

Pelajar Aktif dan Diarsipkan

Daftar Pelajar dibagi menjadi dua tab:

Tab Active Pelajar yang saat ini aktif di Room ini. Mereka dapat melihat dan mengirimkan Experio yang ditugaskan kepada mereka.

Tab Archived Pelajar yang telah dibekukan. Pelajar yang diarsipkan masih dapat melihat Experio yang aktif pada saat mereka diarsipkan, tetapi tidak dapat mengirimkan jawaban apa pun.

Contoh: Jika Experio A dimulai 25 Nov dan Experio B dimulai 28 Nov, dan seorang Pelajar diarsipkan pada 27 Nov — Pelajar tersebut dapat melihat Experio A tetapi tidak Experio B.

Jika Pelajar dibatalkan pengarsipannya, mereka mendapatkan kembali akses penuh ke semua Experio yang saat ini aktif di Room.

Mengarsipkan dan Membatalkan Pengarsipan Pelajar

Untuk mengarsipkan satu Pelajar:

1. Klik menu tiga titik (⋮) pada baris Pelajar.
2. Pilih Archive.
3. Pelajar langsung berpindah ke tab Archived.

Untuk membatalkan pengarsipan Pelajar:

1. Buka tab Archived.
2. Klik menu tiga titik (⋮) pada baris Pelajar.
3. Pilih Unarchive.
4. Pelajar kembali ke tab Active.

Untuk mengarsipkan beberapa Pelajar:

1. Pilih Pelajar menggunakan kotak centang mereka — atau centang Select All.
2. Klik ikon Archive di Selection Toolbar.
3. Pelajar yang dipilih berpindah ke tab Archived.

Memindahkan Pelajar ke Room Lain

Memindahkan memindahkan Pelajar dari Room mereka saat ini ke Room berbeda dalam Hub yang sama.

⚠️ Memindahkan secara permanen menghapus semua kemajuan, jawaban, dan nilai Pelajar di Room mereka saat ini. Tindakan ini tidak dapat dibatalkan.

Untuk memindahkan satu Pelajar:

1. Klik menu tiga titik (⋮) pada baris Pelajar.
2. Pilih Reassign.
3. Popup Reassign Learner akan muncul.
4. Pilih Room tujuan dari daftar menggunakan tombol radio.
5. Klik Reassign.
6. Peringatan konfirmasi akan muncul — klik Yes untuk mengonfirmasi.
7. Notifikasi mengonfirmasi: "Learner(s) reassigned to {Room Name}."

Untuk memindahkan beberapa Pelajar:

1. Pilih Pelajar menggunakan kotak centang mereka — atau centang Select All.
2. Klik ikon Reassign di Selection Toolbar.
3. Ikuti langkah 3–7 di atas.

Room yang telah mencapai batas Max Learner akan menampilkan label "Max" di daftar pemilihan room dan tidak dapat dipilih sebagai tujuan.

Menghapus Pelajar dari Room

⚠️ Menghapus Pelajar secara permanen menghapus semua kemajuan, jawaban, dan nilai mereka di Room ini. Tindakan ini tidak dapat dibatalkan.

Untuk menghapus satu Pelajar:

1. Klik menu tiga titik (⋮) pada baris Pelajar.
2. Pilih Remove Learner.
3. Peringatan konfirmasi akan muncul: "Removing this learner will permanently remove all learner progress, including their answers and grades. Do you want to continue?"
4. Klik Yes untuk mengonfirmasi — notifikasi: "Learner is successfully removed."
5. Klik Cancel untuk kembali tanpa menghapus.

Untuk menghapus beberapa Pelajar:

1. Pilih Pelajar menggunakan kotak centang mereka — atau centang Select All.
2. Klik ikon Tempat Sampah di Selection Toolbar.
   • Saat diarahkan kursor, ikon berubah merah.
3. Konfirmasi peringatan — notifikasi: "Experio(s) is successfully deleted."

Ringkasan Singkat

1. Klik + Invite Learner untuk mengundang melalui Email, Excel, atau Kode QR & Tautan.
2. Gunakan kolom Max Learner untuk menetapkan atau menghapus batas Pelajar untuk Room ini.
3. Gunakan tab Active dan Archived untuk melacak status Pelajar.
4. Gunakan (⋮) > Archive / Unarchive atau Selection Toolbar untuk membekukan atau memulihkan akses Pelajar.
5. Gunakan (⋮) > Reassign untuk memindahkan Pelajar ke Room lain — perhatikan bahwa kemajuan akan hilang.
6. Gunakan (⋮) > Remove Learner atau ikon Tempat Sampah untuk menghapus Pelajar dari Room ini secara permanen.

Pelajar Anda sudah siap — mereka siap untuk mulai belajar!

Catatan Penting / Tips

• Seorang Pelajar hanya dapat berada di satu Room sekaligus dalam Hub yang sama. Mengundang Pelajar yang sama ke Room lain dalam Hub yang sama akan menampilkan popup: "Learner has already been invited to another room."
• Pelajar yang diarsipkan tetap dihitung dalam total jumlah Pelajar Room di Ringkasan Hub.
• Setelah Pelajar diarsipkan, mereka tidak akan menerima pembaruan Experio baru apa pun — meskipun Experio yang dijadwalkan menjadi aktif setelah tanggal pengarsipan mereka.
• Memilih baris Pelajar dilakukan dengan mengklik di mana saja pada baris kecuali menu tiga titik.
• Klik kanan di mana saja pada baris Pelajar (kecuali kotak centang) akan langsung membuka menu tiga titik.
• Mengklik dua kali baris Pelajar saat ini tidak memiliki tindakan.
• Opsi Go to Profile dan Send a Chat di menu tiga titik saat ini hanya UI dan akan tersedia dalam pembaruan mendatang.